●天地左右の空白のバランスを意識する, 以上のポイントを実践してみましょう。ただ文字を流し込むよりも、なんだかスタイリッシュに見えてきませんか？, ワード・パワーポイントで作られたデータは、開くPCの環境によって書体が置き換わってしまったり、レイアウトが崩れてしまうので注意しなければなりません。, 例えば、Webで配布されている「珍しい書体」「背景テーマ」「ワードアート」を使っているなどによって、レイアウト崩れや書体の置き換えが起きてしまいます, ①図として保存 「担当者になったけれど、はじめてなので正直不安…」, こんにちは。コピーライティング専門の会社、ワードメーカー株式会社の狩生と申します。ここでは広報誌についてさまざまな視点で読み解いていきます。, だからこそ、ひとりひとりの顔を思い浮かべながら作っていくということが欠かせません。, せっかく作るのですから、読まれるもの、誰かのためになるもの、心を動かすものを作りたいと思いませんか？, ここでは、「広報誌とは何か？」からはじまり、「どのような広報誌の種類があるのか？」「作るときにどのようなステップで作ればよいか？」、「広報誌担当者へのアンケートから分かる作成ポイント」…など、さまざまな視点でご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。, つまり、広報誌とはその企業や団体のことを広く一般の方に知っていただくための「お知らせ」のことです。, 「雑誌」と「新聞紙」では【シ】の字が違いますが、これと同じ用法です。新聞紙の中身を「紙面」といい、雑誌の中身のことは「誌面」と言いますよね。, タブロイド判のような新聞形式の広報なら「広報紙」が適当であり、A4版の雑誌タイプなら「広報誌」です。, とはいえ、そこまで明確な定義があるわけではありません。以前は新聞形式の「広報紙」が圧倒的に多かったようですが、今ではA4版が主流になりました。しかし、今までの名称が残り、A4雑誌版サイズの広報誌でも、「広報紙」と名の付くものもあるようです。, ちなみに「会報誌」というのも似ていますが、こちらは会に関することを会員にお知らせする目的の冊子のことを言います。広く一般の人を対象にするのが「広報誌」、会員を対象にするのが「会報誌」という定義になります。, 似た言葉で「季刊誌」というのは年4回（春・夏・秋・冬）と３ヶ月ごとに刊行する雑誌のことを指します。, 「機関誌」というと、政党やその他団体、労働組合などが自らの政策や主義・主張を大衆に表すための雑誌ですね。, これらの場合も、「紙」と書くと新聞形式のもの、「誌」と書くと雑誌形式のものを指して言います。, 在宅療養の支援をされている茜在宅クリニック様よりご依頼をいただき、”多摩地域連携だより”を発行致しました。, …このような内容を掲載しながら、地域で支援を必要とされている方に、事業所やサービスの内容を知っていただくための広報活動を行いました。, 多摩地域の方々に向けて、在宅医療や健康・体のことについて知っていただくための広報誌となっています。, 広報誌には医療機関が発行しているもの以外にもさまざまな種類がございます。大きくは3つに分けられます。, たとえば官報も国が発行する広報誌の一つです。また、警視庁、国土交通省、厚生労働省といった省庁も広報誌を発行しています。, 「広報新宿」「広報えびな」といった「広報＋地域名」だったり、独自のネーミングだったりしますが、内容としては各地域のイベントやニュース、相談窓口の紹介などが掲載されている、その地域の方に必要な情報をまとめた誌面となっているケースが多いです。, 取引先やお客様に、自社（自院）のことをより良く知っていただくために広報誌を発行しているパターンです。, 広報誌を一部オンライン化する動きも一部ありますが、医療・福祉など高齢者方々の目に触れるものは紙媒体での周知効果が高いので、広報誌として発行したいというニーズは多いようです。, また、広報誌はチラシのような売り込み色の強いメディアとは性質が異なり、お客様にとって有用な情報を発信することで、手に取って読んでもらいやすくなります。また、社会貢献活動・CR活動をアピールする場としても利用されています。社内向けに発行する広報誌は「社内報」と呼ばれます。, 学校行事の報告や先生の紹介など、役員さんは誌面作りに色々悩みながら取り組まれているようです。近年では働くママさんも増え、PTAの役割や仕事の負担について見直されるケースもあり、広報誌も年々簡略化するために、テンプレートを使ったり、外注したりという団体も増えてきたようです。, インターネットやEメールでの告知というのも増えましたが、重要な情報だったり、お年寄りなどネットで情報にアクセスすることが難しい方にも一律にお知らせしたい・・・という場合は、広報誌にしろ、広報紙にしろ、紙媒体でのお知らせというのが一番確実な方法です。, 広報誌を作ることで、それを手渡す、郵送する、ポスティングする、回覧する、掲示する・・・といった様々な方法で、情報をより多くの人に知らせることができます。, コピーして必要な部分だけまとめるなど、二次利用の手軽さも紙媒体ならではだと思います。, 広報誌は紙媒体のため、ネットのようにアクセスした人しか見れないという性質のものと異なり、情報格差（デジタル・ディバイド）が生じません。, 頻繁に営業をかけられたり、売り込み一辺倒のチラシやＤＭを貰うと、時としてそれがしつこく感じさせてしまい、お客様からの印象をどんどん悪くしてしまうことがあります。, そこで、第３のツールとして「広報誌」を持つことがオススメです。顧客に直接的な売り込みをするのではなく、顧客が知りたいと思うような情報提供を定期的にするようにします。, 広報誌１回分を読んで、興味のあるイベントの掲載などがあればすぐにリアクションに繋がる可能性もあります。, しかし、中には慎重な方もいるでしょう。そんな方にも、２回・３回と連載していくうちに好感・共感が生まれて、利用をしたいという気持ちが生まれるようになります。, また、雑誌として手元に残るので、ふとした時に読み返してもらうこともでき、ゆっくりと方針や理念を落とし込むことで納得したり、親近感を持ってもらうことができます。じわじわ効いてくる、というのが広報誌の良いところです。, 今回この記事を作成するに当たり、広報誌の作成に携わったことのある方50人にアンケートを実施しました。そして、その内容をまとめましたので、参考にしていただければと思います。, ※回答をいただいた50名のうち、どんな広報誌を作ったかという内訳は、PTA広報誌(小中高)20人、施設・学校関係6人、自治体2人、社内報8人、団体・組合4人、企業4人、医療機関2人、教会1人、その他3人…です。, 『レイアウト決めが大変でした。始めのうちはなかなか一枚に載せるちょうどよい分量がわからなかったり、ページによって偏りが出てしまいました。スカスカのページと、ぎっしりのページが出てきてしまいました。』, 『非常に細かく文字数や配置をフォーマット通りにはめこみ、バランスを整える必要があるので頭を悩ませました。ある程度の決まった形があるとはいえ、多少のアレンジを加えたりするアイディアをまとめるのが大変でした。』, 『外注をせずに部署で作成していたので（印刷のみ外部発注）、写真やレイアウト等整えるのも素人なので時間がかかりました。』, 一から作った方もいれば、テンプレートなどに当てはめて作った方もいるようですが、なかなか思うように作れなかったり、綺麗に揃わなかったりと苦労された方も多いようです。, 『図を最大限に用いて簡単に仕組みを伝えることがメインだったので、どの図をどうすれば見やすくなるか苦労しました。』, 『完成後の広報誌のゴールをイメージできておらず、ふわっとしたコンセプトのまま、「かっこよく」「おしゃれな感じで」と外部デザイナーに発注をしてしまった。約３ヶ月ほどの制作期間があったにも関わらず、校了・入稿が迫ってきて「ださい！」と社内でさけんで新たに大きな修正を提案し、関係性の悪化につながった。』, 『制作会社が提案する企画案やデザインは、どこも似たようなものばかりで、無難なものばかりでした。差別化を図ることや訴求したい点を追求すること、制作会社に任せきりにならないよう、コントロールする必要がありました。』, 自作の方はご自分でデザインをすることが難しかった、また外注された方も業者とのイメージの共有に苦労されたようです。, 『ある程度のデザインが出来上がった時点で、上司や理事等に相談をするとひっくり返されることが多々あるため（笑）、かなり気を遣いました。』, 『これはちょっと？という原稿が、〆切間際に持ち込まれて、編集会議で修正を依頼することになったのですがこちらからの要望がうまく執筆者に伝わらず、すっかり編集者がへそを曲げてしまったり、掲載ページが執筆者の意向と合わなかったため、「このままでは掲載しないでいい」とまで言われ困惑しました。』, 社内での上下関係や、お医者さんや先生など権威のある方の意見に左右されたり、構成員同士で意見が割れたことが大変だったと感じた方も多かったようです。, 『どのようにすれば人が目に止めてくれるか、どのようなキャッチコピーにすれば自分たちの施設を多くの人にわかってもらえるか、またはわかった上で私達の運動施設へ訪れてくれるかという、自分たちが望むべき集客率を上げることにつながる広報が大変でした。』, 『キャッチフレーズの一部が所属会員から理解が得られないかもしれないと指摘された。もちろん、公序良俗に反するような内容ではなく、一般的な表現だったと思う。代替案をいろいろ考えたが、うまい表現は見つからなかった。ネットで調べても、全体的にしっくりこないで困った。指摘してきた方から的確な表現も特になかった。』, キャッチコピーやコンセプト決めに苦しんだ方も多いようです。広報誌制作において、コピーやコンセプトが大切だということは分かっていても、じゃあどう決めたらいいのか？という部分が分からず、議論がなかなか進まなかったそうです。, 『インタビューした方から「言ったこととニュアンスが違う」「表現を変えてほしい」とのご指摘があり、インタビューした方からのOKが出るまでに時間がかかりました。』, 『校長や教頭、教員サイドから添削が入り、何度も校正が入ったり、学校側の都合で全面的に書き直しになることもありました。』, 『掲載した記事について、名前の漢字の間違えがあり、配布前に発覚したため修正を加える事になり、苦がありました。』, 〆切間際の修正依頼は焦りますよね。また、後々誤字が発覚し、冷や汗・・・という失敗談も多く見られました。, 『記事の作成をするにあたって医師の話を伺わなければならない点が最も大変でした。診療で多忙の中、声をかけるとかなり不機嫌なので様子を見て上手く気を遣いながら情報をもらうことが大変でした。』, 『社内でも制作に向けて温度差があり、そこを埋めていく事がとても苦労した。そういった非協力的な人に限って表現に対してのクレームが多かった。』, 『校長先生初め、先生方へ依頼した原稿の回収は先生方は授業の準備が忙がしくハッキリ言ってPTA活動にはあまり興味がなく協力的ではありませんでした。』, ちょっと意外だったのが、身近な抵抗勢力の存在です。広報誌の制作自体を費用のムダだと考えている人の存在や、本業の妨げになるからと煙たがられたりするケースが多いようです。, 「なぜ広報誌を作るのか」という部分の理解が得られていないと、全体のモチベーションが低下したり、アンケートや写真などを集める際にもスムーズに集まらなかったりと、広報誌づくりが上手く進まなくなってしまうので、注意が必要だなと改めて感じました。, 『まず、係の集合日時を決めるのが大変でした。小さいお子さんやお仕事をされている方が多いので、全員の希望の会う日程を調整するのが大変で、最終的には全員集合とはならず、不参加の方にはメール連絡することで了承いただきました。』, 『製本や発送作業も自分達でやったのですが、みな本業を持ちながらの活動なので、休みがあわないことも多く、原稿はできているのになかなか集まって作業にとりかかることができずに発行が伸びたりしたのは難儀でした。』, 広報誌づくりそのものがボランティアだったり、本業とは切り離されて考えられているケースも多いようです。, 有志で集まろうとしても、個人の意識の高さには差があるためコミュニケーション不足に悩む声が多く聞かれました。, 『小学校の広報誌だったため、保護者にも児童にも、他校の先生たちにも興味深く読んでいただけるテーマを考えるのが大変でした。』, 『社内向けといっても全国に支社があるため、支社のトピックスなども織り交ぜて行かなくてはいけなかったが。いかんせん支社の担当からのリターンが遅く困った。また、記事内容も薄く、予定のページ数を割ってしまっていた。』, 毎月発行する方はネタがない、他とかぶってしまうという点で悩み、反対に四半期に一度や年に１回など少ない頻度で発行する方は、大切な情報や掲載したい内容が多くて絞り切れないという声が多く上がりました。, 内容やコンセプトに合った発行頻度になっているか？というのも確認しておく必要がありそうです。, 『たくさんの子どもたちが均等に掲載されること、顔出しＮＧの子どもが載ってしまうことのないように注意する、人気行事のあとの写真の整理など。委員が何人か参加すればしたで、写真は山ほどありすぎて選定が大変だったり、子どもだけの行事だと、頼んだはずの写真を「忘れちゃった」と言われたり。最近「なんで？」ってくらい顔出しＮＧな子多いんですよね。』, 『年々配偶者との写真掲載を断わる方が増えており、取材や撮影をお願いする際になかなか日程が決まらず苦労しました。』, 『医療機関ということで病院の印象にも繋がる広報誌だったので使用できる院内の写真にも制限があったので完成にまでにかなり時間がかかってしまいました。』, 最近では「顔出しNG」の人とそうでない人を選別しなければいけないという、写真掲載に関わる悩みが特に多く上がるようになりました。, 写真やアンケートなどは足りないのも困るし、多く集まればいいかというと今度は集計が大変、ということで悩みの種になるようです。, 『１人または自分を含めた2～3人で印刷以外の全ての作業を業務時間外にやらなくてはいけなかったこと。業務中はお店の仕事が忙しかったので、休日や帰宅後に作業をしていたため、休みはほぼ無かったことは大変でした。』, 『まず、どんな内容のアンケートを行うかを決め、学校へ内容を確認してアンケートを実施するまでで、夏休みから10月までかかりました。アンケートを集計し、記事にする作業も、夜遅くまで作業しても、12月の就業前日にやっと発行することができました。』, 『取材対象者をリストアップして、スケジュールを調整して取材をすることです。忙しい方にとっては迷惑な話なので、なかなか調整が進まず。かといって、発行のスケジュールは待ってくれないので、綱渡りが多かったです。』, 『メインの業務は他にもあり、時間がない中で毎月締め切りが決まっており、大したものではないものの一人でするにはきつい作業だと思います．』, 広報誌制作を業務外の時間にやらなければいけなかった人も多く、サービス残業や深夜に自宅で作業をした…といった嘆きの声がたくさん聞こえました。, また、ランキングで既に挙がっていた「決まらない」「まとまらない」「集まらない」といった様々な悩みの結果、時間をロスしてしまい〆切前に大変な思いをした方が多いようです。, 調査する前、こちらではキャッチコピー、デザイン、内容の決め方などが大変だったという声を予想していましたが、意外にもそれだけではなく、周囲の理解のなさや協力をもらうことの大変さといった、人間関係やコミュニケーションの部分の苦労が多く挙げられました。, まずは、「なんのための広報誌か？」というのを全体で共有して、制作に意味を持たせ、周囲を上手に巻き込んでいくことが大事だと思います。, 集客やサービスの浸透などに広報誌が寄与することが分かれば、業務時間内に堂々と作業に当たったり、担当外の人にも協力してもらったりすることが出来るようになるのではないかと思います。, 今回の調査では50人中30人が、広報誌をすべて自作したと答えていました。その中には過去の担当者から引き継いでフォーマットをもらった方や、広報誌のテンプレートをダウンロードして作ったという方もいました。, 自作以外の20名は、何らかの形で外注を利用したとの答えでした。外注にどこまで依頼するかはさまざまで、最初のコンセプト設定段階から外注したケースや、デザイン・レイアウトを外注して原稿は自分で用意した方、最後の印刷と製本のみを外注した方など、予算や求めるクオリティによってみなさん最適なものを選ばれているようです。, 『取材をする際には、相手の都合や忙しさに配慮して、早めに依頼する事が大事と思います。十分に時間をとってリラックスした状況で取材ができると、取材内容も充実し、写真も良い笑顔の写真を撮ることができると思います。また、掲載した文章が不快を与えない様に、配布前にチェックをする事が重要と思います。本人への確認や誤記のチェックをする事も大切ですし、製作スタッフ以外の第三者にチェックしてもらうことも良いと思います。』, 『やはり大切なのは、広報誌全体を通してのテーマをしっかりと決めておくことだと思います。数ページにわたる広報誌で、ページごとに異なる企画を考えたとしても、全体の内容がそのテーマに沿っていれば、最終的にまとまりのある一冊になると思います。』, 『広報誌は組織内外を問わず非常に多くの部署と関わることが多いので、最初から様々なトラブルが発生することをスケジュールにいれて余裕を持った活動が必要だと思います。また、広報誌の作成は本業とは別で任命されるケースが多いと思います。これは取材先も同様で、本業の邪魔になるからと煙たがられることもたくさんあります。ですが、広報誌を作る目的・ビジョンを明確にして共有することで、理解を頂けることも多くあるかと思います。』, 『とにかく、ぎりぎりのペースで作業をしないことです。２ヶ月先まで考えて動いたほうがいいと思っています。また、１回あたりにいろんなネタを詰め込もうとしないことです。これはネタ切れの原因にもなりますし、編集するのにも時間がかかってしまいます。あとは楽しくやろうと思ったほうがよいかもしれません。苦労は多いですが、読んでもらったあとに得られる感想などはうれしいものです。フィードバックを生かして、良い記事を作成しましょう。』, そんな感想を持つ担当者の方が多いと感じました。きっと広報誌の制作担当には、責任感が強く、忙しくとも期待以上の働きをしようとする意欲的で真面目な方が選任されることが多いのでしょう。アンケートでも、ご自分が苦労された分、これから広報誌を担当する方に教えてあげたいことが山ほどあるようで、熱のこもった長文の回答をたくさんいただきました。, すべて原文のままはご紹介できないので、50名の元広報誌担当者のアドバイスを総括し、次段では「失敗しない広報誌づくりのポイント」をまとめます。, 元広報誌担当者が語る苦労、失敗、涙・・・すべてまとめて学んでいきましょう。アンケートで挙がったみなさんが広報誌づくりをする上でつまづいた事を元に、広報誌作りに失敗しないために注意すべきポイントをまとめました。, デザインやコンセプトなど初期段階からすべて外注することもできますし、最後の印刷や製本だけを業者に依頼するというケースも。もちろん、手作業ですべて仕上げる方もいます。, 考えるべきポイントとしては、予算・作業に割ける人員・時間・成果物の質という４つの面から考えてみるといいと思います。, もし予算はそれなりにあるものの、作業に当たることができる人があまりいなかったり、広報誌制作に慣れていないのにも関わらず、斬新であったり、高い完成度を求められるような場合は初めから外注にしてしまうのが良いと思います。, 広報誌を作る目的や、広報誌にどんな役割を持たせたいのかを明確に伝えるようにしましょう。, イメージが共有されていないと、一般的で面白味に欠ける無難な提案を出されてしまうことも。また、制作が進んでから「やっぱりイメージと違う」と言っても変更に応じてもらえなかったり、デザイン変更に料金が発生することになります。, また、毎年同じ担当者が同じ外注先に依頼していることがマンネリ化に繋がっていることも。昔からの取引関係もあるかと思いますが、見直すことで新しい広報誌づくりが実現することも。, 本業の合間に制作作業をしなければならない方が多く、また、取材依頼や原稿、アンケート、写真などをお願いしても思ったように集まらなくて困った、という声が多かったです。, また、本決まりになりかけた企画や原稿が、偉い方の一言でボツになり、苦い思いをした・・・という方も。広報誌制作には時間がかかるもの、ということを認識し、早め早めに動くようにしたいものです。, 誰に、どんな目的で発行するのかという、広報誌のメインテーマをしっかり決めるようにしましょう。毎号異なる特集を組むとしても、全体のターゲットや目的を固めておくことでまとまりが生まれます。, テーマがしっかりしていると、記事の取捨選択もそれに則して行えますし、取材に非協力的な方がいた場合も、「こういうコンセプトで制作しており、この広報誌を発行すると○○というメリットがあるので協力してほしい」と明確にお願いすることができます。, 制作意図がしっかり伝わることで、協力体制を仰ぎやすくなるというメリットや、上司や周囲からの様々な意見や時に横やりが入っても、ブレずに作ることができます。, 広報誌づくりに関するお悩みや失敗として多く上がったのが、写真や原稿などの集まりの悪さでした。, 特にPTA広報誌などはお子さんの顔や名前が出てしまうと困るケースや、均等に掲載しなければならない等いろんな制約があってなかなか苦労されている方が多いようでした。, また、本業で忙しい中取材や原稿、アンケートなどをお願いするのが難しく、顔色を伺うのが大変だったという人も。医師や学校の先生など、忙しい方が取材対象の場合は時間に余裕を持ってお願いすることが大切なようです。, 編集者同士の意見が合わなかったり、原稿の修正依頼をして怒られたというケースも多いようです。, また、取材を元にこちらで原稿を書いたはずなのに、「言ったこととニュアンスが違う」とか、「表現を変えてほしい」と言われてしまうことも。, 編集者としては悪気はなかったものの、構成や文字数の都合上仕方なかった・・・ということもありますよね。〆切間際でのこういった衝突は出来るだけ避けたいものです。, ポイントとしては、事前に原稿に修正があることを伝えておくこと。そしてやはり、余裕を持ったスケジューリングで話を通しておくということが重要だと感じました。, 広報誌づくりの苦労にはさまざまなものがあるようですが、コミュニケーション不足が起因しているものも多いようです。, そこで、忙しくても意見を出しあえるよう、グループLINEやチャットワークなどのツールを活用することがオススメです。また、ライティングの段階に移ったら、クラウドで文章を共有しながら進めるのも便利です。, また、「業務外のことに時間を取られて・・・」というイライラやギスギスした気持ちが、広報誌づくりを難航させていることも。, 期日までに仕上げるということが、広報誌づくりのゴールになっていませんか？「なんのための広報誌づくりか」ということを、全体として考えて、共有することがいかに大切かを考えさせられました。, 広報誌制作の目的やメリットを認識して、テーマをきちんと設定してから実際の制作へと移っていくようにしましょう。, 企業や病院、団体のまだあまり知られていない事業や、イベント、実績や成果の報告や社会貢献活動など、誰かに見てほしい・知ってほしい内容があるから広報誌を発行しようと思うのですよね。, そして、その先にはもちろん、その「誰か」に何か「行動を起こしてもらう」ことを期待していますよね。, 興味を持ってお問合せの電話をしてもらう、足を運んでいただく・・・そういった実際の行動を欲しているからこそ情報提供をするのです。, でも、実際の広報誌制作の現場では、「デザインはどうしよう？」「いい写真・ネタがない」「月末までに仕上げないと・・・」と目先のことにばかり目が行ってしまい、本来の目的を見失ったまま発行まで進んでしまうケースも多いようです。, 「誰に」「どう動いてもらうか」というターゲットとゴールの設定が曖昧だと、せっかく作った広報誌が「人の心に残らない、ありきたりな情報だけをまとめた紙切れ」と化してしまうことも少なくありません。, だからこそ、広報誌を通じてまだ知られていない「良いところ」をアピールしたり、知らないが故の「不安材料」を消し去ったりする、という具体的命題をイメージすることが大切です。, あくまでも広報誌なので、売り込みではなく有用な情報を伝えることがベースになってきます。それでも、なんのために発行するかという方向性だけは見失ってはいけません。反対に方向性が見えてくると、「じゃあどんなコンテンツを盛り込むべきか？」という段階になった時に、自然と絞り込むことができるようになります。, (3)顧客および取引先関連全般

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