OHKスーパーニュース デジタルデータは、パソコンなりタブレットなりデバイスを立ち上げなければなりませんし、保管先にアクセスできなければ閲覧できません。, ファイリング方法には大きく分けて2種類あります。適した方法で書類を管理することでファイリングのデメリットをカバーできます。, 「簿冊型」とは、バインダーなど厚みのあるファイルに書類を綴じて、棚に並べていく保管方法です。, 書類がバラバラにならず順番を固定できるので、連番が振ってある書類や、台帳など時系列で管理したい書類の保管に向いていますが、出し入れしにくいというデメリットがあります。, 私は2社で営業・販売の経験がありますが、どちらとも古い契約書は簿冊型で管理していました。過去の契約書を取り出したら、外した他の書類がなかなか元に戻せなくて苦労した覚えがあります。, ファイリングのもう1つの方法は「バーチカル型」。これは薄いフォルダやクリアファイルに書類を入れ、ボックスに立てて保管する方法です。, 探しやすく、並べ替えやすいというメリットがあるため、システムのバージョンアップマニュアルのような、情報更新があるタイプの文書の保管に適しています。 メール：info@lohaskatas.com ④ 立てて管理する, 運用方法でも紹介した通り、ファイリングの目的は情報を管理する点にあります。古い情報は廃棄し、常に新しい情報に更新し続けることが大切であるため、情報更新の都度、書類を入れ替えることがポイント。, 後回しにすると面倒になったり、何を入れ替えるのか忘れたりして情報の更新がおろそかになります。書類整理は後回しにしないようにしましょう。, 情報更新のたび入れ替えが必要な書類は、簿冊方式ではなくバーチカル方式にし、時系列ではなくステータス別に管理する方が楽です。, 私は営業職を経験し今はフリーランスですが、動きがある書類に関しては私も「案内中」「契約中」のようにステータス別にして保管しています。こうすれば、たとえ他の人に私の代わりを頼む場合でも書類が見つけやすくなるからです。, 必要な書類がどこにあるのかわかりやすくするために、ファイルにインデックスをつけておくのもポイントです。, すぐに何の書類がどこにあるのかわかるので、あっちこっち探し回す手間が省け時短につながります。, 見つけやすさ・管理しやすさを優先するなら、書類は立てて管理するのがおすすめです。トレーなどに重ねてしまうと、下にある書類を探すのに手間取ります。, 賃貸業界の営業職時代、来店がかぶった際には同じ営業課の人に接客や契約をよくお願いしたものです。 山陽新聞さん太タイムズ ●家じゅうの掃除がラクになるエコ技セミナー
ユーキャン「マナトピ」 ④ 年度単位にまとめ、年に1度は見直す, 保存期間が定められている、あるいは設計図面のように物件がある限りは残しておかなくてはならないタイプの書類以外、古い情報を保管しておくことに意味はありません。情報の更新が入るたびに古い情報は廃棄し、常に最新の状態にしておくことが大切です。コツは後回しにしないこと。, また、一部に古い情報が残らないようにするためにも、廃棄ルールを徹底しましょう。例えば組織改編があり、本店経理課がフロア移転をしたとします。何度か移転していると「今、経理課は何階にいるんだっけ？」ということになり、古い情報を最新のものと勘違いしてしまえば、まったく違う部署に対し重要書類を送付してしまうおそれがあります。 ●ブログとFacebookで集客アップセミナー ●パソコン初心者でも簡単に無料でホームページを作れるセミナー
ファイリングのメリットは「欲しいときに欲しい情報が手に入ること」です。 デジタルデータは、パソコンなりタブレットなりデバイスを立ち上げなければなりませんし、保管先にアクセスできなければ閲覧できません。 ファイリング方法には大きく分けて2種類あります。適した方法で書類を管理することでファイリングのデメリットをカバーできます。 ② 共有されているものを個別にファイリングしない 整理収納アドバイザー２級認定講座講師
【書籍】 書類のファイリングで最も重要で絶対に忘れてはいけないのが、ファイルに「見出し（ラベル）」を書くことです。折角書類を分類してもファイル名がなければ、どのファイルに綴じているのかが分かりません。見出し（ラベリング）のつけ方のコツを伝授します。 RSKラジオ「あもーれ！マッタリーノ」レギュラー オフィスでは文書が作成され、処理され、しばらくは執務室内に利用のために保管されます。そして、保管の方法は、探しやすく利用しやすくなければなりません。ファイリングというのは、紙文書保管ではとても機能的な方法ですが、実はあまり知られていないようなのです。, 紙文書のファイリング方法は大別すると簿冊型とバーチカルファイリングの2種類があります。, 文書用の什器であるキャビネットは、BOXを収納する前提の幅や奥行きのキャビネットが一般的です。, バーチカルファイリングは書類を立てて整理しますが、BOX型ファイリングはそれを実現する最も簡単な方法です。什器を選ばずに簡単に導入できます。, ファイリングの状態は、常にいらないものを廃棄して整えておくのがよいですが、時期を決めて行わないと、忙しさに紛れて結局は手つかずそのままになってしまいます。. また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。 ※整理収納アドバイ... 〒709-3627 手帳や資料の目的のページをサッと開くためにとても役に立つ「インデックスシール」ですが、貼り方を間違えてしまうと逆に使いにくくなってしまいます。目的別のインデックスシールの貼り方のコツや、貼る時の注意事項をまとめました。オススメのシールも紹介♪ ③ インデックスをつける 整理収納アドバイザー級
山陽新聞「リフォーム岡山web」
締め書類の紛失など起こそうものなら、なんらかの処分が下されてもおかしくありません。これが取引先でも大変なミスですよね。, ファイリングする情報は選別することがポイントです。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。, 問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。. デジタルデータとして共有されているものや参考資料として配られ、原本が別にあるようなものなら個別にストックしておく必要はありません。, 同じように、デジタルデータになっている情報をわざわざ紙にしてファイリングする必要もありません。原本が書類しかない、というものだけをファイリングして、余計なスペースを取らないようにしましょう。, ファイルの保管は年度単位がおすすめです。これは日本の企業の多くが年度で事業を区切っているためです。 FMおかやま「フレッシュモーニング」レギュラー 「とりあえず保管」を繰り返していくとファイルはパンパンになり、欲しい情報を取り出すまでに時間がかかります。 リビング新聞 リフォームブックおかやま そうならないためにも、ファイリングスキルは仕事の効率化を図るうえで欠かせません。, ファイリングのメリットは「欲しいときに欲しい情報が手に入ること」です。 電話：086-722-2864 【資格】 こんにちは！y様より「毎回、あな吉手帳を始めるたびにインデックスの作成に頭を悩ませます。どんな素材で作られているか、工夫しているポイントなど教えて欲しいです。」という質問を頂きましたので、今日は簡単に手に入る素材でインデックスを作る方法をご紹介します！ 山陽新聞レディア 逆もまたしかりで、他の社員のお客様を接客することもありました。自分1人で完結する仕事でないものは、自分だけでなく、他者から見てもわかりやすくしておくと仕事がスムーズに進みます。 ●整理収納アドバイザー２級認定講座 モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。 その都度情報を見直していても、年度替わりに不要になる情報もあります。年度が替わるタイミングでファイルの中身を見直し、不要な情報はないかチェックしましょう。, ファイリングの基本ルールをチェックしたので、次は具体的なファイルの作り方についてもご説明しましょう。, ① 書類の入れ替えを後回しにしない ●新入社員・就活生向け研修会｜整理整頓力と書類ファイリング ファイリングとは何か知っていますか？文書管理規程はあるのに、文書を取り扱う具体的なルールがない。そのため、管理の仕方が人によって異なり、統一された文書の選別もできていないし、並んでいる文書もばらばら。 ファイリングの知識はそんな組織によく効きます。 © Nichimy Corporation All Rights Reserved. ●書類や写真の整理とクラウドファイリングセミナー 【メディア】 ●防カビ、防虫対策セミナー 広島テレビ「テレビ派」 ② 入れ替えが必要なものは、時系列ではなくステータス別に分ける ※中国国内、香港、台湾、シンガポールでも販売中 また、他者へしっかり配慮できると社内での評価もアップします。. 具体的に心がけたいのは、以下の4点。, ① 古いものは捨てていく（廃棄ルールの徹底）
保管する書類の分だけボックスを用意しなければならないので、場所をとる点がデメリットです。, 書類は気が付くと増えていて、収納スペースを圧迫することも珍しくありません。続いては、ファイリングの上手な運用方法についてご紹介しましょう。, ファイリングを運用していくうえで大切なのは、運用ルールを設けることです。 一生つかえる整理力が3週間で身につく本（明日香出版） 全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。 ●男による男のための男活家事セミナー 1.インデックスの文字の方向について横長の書類にインデックスをつけてファイリングする場合、インデックスの文字の向きは書類の文字と同じ方向が良いのでしょうか。それとも逆の方向が良いのでしょうか。2.文書を両面印刷する時の向きに HUGHUG https://lohaskatas2.jimdo.com/, 捨てない整理｜片付けを解決する整理収納アドバイザーがオススメのサマリーポケットとは？, 書類やプリント等の紙類、データの取っておくか、おかないか、要・不要の整理の基準とは？, 生活感を隠す収納っておかしくない？物は見えなきゃ使わなくなって家じゅうが埋蔵品だらけ, あと片づけができる人のメリットとは？断捨離や収納術で失敗した人に読んでほしいです！, 書類ファイルのオススメはファイリングのプロに聞け！自宅でも仕事でも便利なアイテム紹介, 学校の給食便り等のプリント類、地域のお知らせ配布紙でママの整理整頓力をアップしよう！, 「ファイリング」と「ファイルする」の違いを知らなければ紙もファイルも増えていくだけ！, 整理整頓以外にもファイリング、掃除、洗濯、防カビ防虫などの暮らしに役立つ情報を配信しています。ぜひご参加ください。, 名刺の整理、管理はアプリの時代！LINEのマイブリッジの使い方とEightとの違い, 物が増える、溜めこむ人の３つの原因や特徴と解決方法｜物を増やさない人はこうしている！, 部屋を片付ける気が起きない人でもスマホを使えばやる気がでるプロの裏技がスゴイ！と評判, 書類ファイルのオススメはファイリングのプロに聞け！自宅でも仕事でも便利なアイテム紹介ファイリングについて, 「ファイリング」と「ファイルする」の違いを知らなければ紙もファイルも増えていくだけ！ファイリングについて, ファイル上手になる一番のコツは見出し（ラベル）のつけ方（ラベリング）で差が出る！ファイリングについて, 紙類が多くて溢れた家はダニ、ゴキブリ、カビ、ネズミが大量発生・繁殖してしまう理由ファイリングについて, 書類やプリント等の紙類、データの取っておくか、おかないか、要・不要の整理の基準とは？ファイリングについて, 学校の給食便り等のプリント類、地域のお知らせ配布紙でママの整理整頓力をアップしよう！ファイリングについて, 名刺管理おすすめ商品や無料名刺アプリ「エイト」の設定～使い方ノウハウを写真で公開！, 整理とは「捨てる」ではありません！断捨離やシンプルライフとの違いについてプロが解説！, バッグ（カバン）や財布の中の収納状態で、あなたの家や部屋がみんなに見られています！, 名刺アプリEightエイトを使えば年賀状やハガキを写真付で一括管理できる裏ワザがある！, 整理と整頓と収納と片づけの違いを知れば、どこから・何から・どうすればいいかが分かる！. でも、折角ファイルを作ったのにファイルに「見出し（ラベル）」が付けられていなかったり、ファイル名のつけ方が良くないためにいざと云う時にどこに綴じられているのか分からないという問題も発生しているのが実情ではないでしょうか？, ここでは、「見出し（ラベル）」、「ファイル名」のつけ方、いわゆる「ラベリング」のコツについてお話させていただきます。, つまり、このファイルには何を綴じているのかがすぐに分かるように「見出し（ラベル）」をつける事を「ラベリング」と言います。, パソコンでエクセルやワードのソフトを使って資料を作成した時に、「名前を付けて保存」をします。, だけど、出張や外出先から会社に電話して資料を他の人に捜してほしい時などもあります。, だけど、通じにくい、分かりにくいのであれば長めになったり文章的になっても構いません。, 上から、「TRAINS」 「KITCHEN TOOLS」 「BLOCKS」って書いています。, ママの自己満足で、子供に意味が伝わらないのでしたらただの飾りのラベリングになってしまっています。, 「bottoms」の上下に「ずぼん」と「スボン」って書いていますけど、子供の立場になって考えてほしいのです。, 「ずぼん」もしくは「ズボン」の方がメインの表示にしてあげた方が分かりやすいのではないでしょうか？, 職場においても、やたら英語でラベリングを書く人がいますが他の人の立場になって一度考えてみましょう！, 「営業関係」、「コンプライアンス関連」など〇〇関係とか〇〇関連というラベリングも多く見られます。, 「営業関係」のファイルには見積書も企画書も取引先からのFAXも何もかも綴じてしまいます。, すぐにそのファイルはいっぱいになりますので、「営業関係②」というファイルを作ってしまうことになります。, こうなると余計に捜したい資料がどこにあるのかすぐには分からなくなってしまいますよね。, 「営業関係」ではなく、「見積書」、「企画書」などのようにもっと具体的なラベリングにしましょう。, 既存のどのファイルにも該当しない資料でしたら、それは新たなファイルを作る必要があります。, だけど、新たなファイルを作る必要性があるかどうか今は分からないという場合は、「一時保管ファイル」というファイルを作っておきましょう。, 既存のファイルに書いているラベリングやこれから付けるラベリングの言葉を他の人に確認してみましょう。, 上司に「おい、アレ持ってきてくれ！」って言われる物を１つにまとめてラベリングしたそうです。, 他の社員にこのラベリングで意味が分かる人？って尋ねると、９割の人が手を上げました。, 無理に短い言葉にまとめるよりも「通じるか？」「分かりやすいか？」を優先させてください。, 因みに第２位に選んだ男性社員のラベリングは、「３回以上提案してボツになった企画書ファイル」でした 笑, だから私たちは店内で買い物迷子にならず、目的の商品の売り場にたどり着くことができ、商品を選んで買うことができます。, これが店内に売り場の案内板がなかったり、それぞれの商品に商品名がなかったとしたら買い物にどれだけの時間を要してしまうでしょうか？, 例えば、塩と砂糖はラベリングしていなければ間違って使ってしまう可能性がありますよね。, このように私たちの身の回りにはラベリングのお陰で迷わずに、間違わずに済んでいることが数多く存在しているんです。, 「働き方改革」が叫ばれていますが、こうした現状を変えていかなくては仕事の効率は上がりません。, モノ屋敷だった私が「スッキリ・キレイ整活」を実現できたノウハウを無料で購読できます。, 捨てられない人、散らかし癖のある人に必ずお役にたてる私からの毎朝のメッセージです。, 書類やプリント整理、ファイリングにお困りの方向けにファイリングセミナーを開催しています。, そして、私のファイリングセミナーではパソコンやスマホのデータや写真の保管方法もアドバイスしています。, 岡山発キセキの片付け講師整理ist佐藤亮介｜物と書類のコンサルタントファイリングマンの人気記事をお届けします。, 全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。 ●親子で家事の体験学習会
「AKB48 俺の嫁選手権」審査員＆コメンテーター
●重曹、セスキ、クエン酸の使い方＆洗濯、しみ抜き勉強会 日本テレビ「解決！ナイナイアンサー」レギュラー リクナビ「NEXT JOURNAL」 国際グラフ 会員登録時のメールアドレスを入力してください。パスワード再設定するメールを送信します。, デジタル化が進んでいるとはいえ紙でのやり取りもまだ多く、ファイリングは重要な作業の1つです。 個人向けホームページ
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。 株式会社オンラインスクール © 2015- ONLINE SCHOOL Co., Ltd. 「簿冊型」とは、バインダーなど厚みのあるファイルに書類を綴じて、棚に並べていく保管方法, 書類がバラバラにならず順番を固定できるので、連番が振ってある書類や、台帳など時系列で管理したい書類の保管に向いています, 探しやすく、並べ替えやすいというメリットがあるため、システムのバージョンアップマニュアルのような、情報更新があるタイプの文書の保管に適しています。, 原本が書類しかない、というものだけをファイリングして、余計なスペースを取らないようにしましょう。, 年度が替わるタイミングでファイルの中身を見直し、不要な情報はないかチェックしましょう。, 情報更新のたび入れ替えが必要な書類は、簿冊方式ではなくバーチカル方式にし、時系列ではなくステータス別に管理する, 必要な書類がどこにあるのかわかりやすくするために、ファイルにインデックスをつけておく, 自分1人で完結する仕事でないものは、自分だけでなく、他者から見てもわかりやすくしておくと仕事がスムーズに進みます。. https://www.lohaskatas.com/, スッキリキレイ整活のLINE@にご参加ください。 片付け、掃除、洗濯、防カビ防虫のお役立ち情報をお届けいたします。, − 岡山発キセキの片付け講師整理ist佐藤亮介｜物と書類のコンサルタントファイリングマン. ファイリング時のインデックス挿入個所について教えてください。市販のカラーインデックスを利用するのですが、挿入個所は項目の前後どちらが正しいのでしょうか？ 社用では項目のトップにインデックス … 以前、インデックスシールの綺麗な貼り方で、色々勉強して民法総則のテキストを貼り終えました。～ポイント1～私はインデックスシール『中』サイズを購入。(100円均… 穴開け式のバインダーに文書を綴じ込んで、キャビネットには背表紙を見えるようにして配架し整理する方法です。, 文書を立ててファイルに入れ、見出しをつけるバーチカルファイリングは、文書の管理方法として、大変優れています。1892年にアメリカで考案され、依頼欧米で採用されてきました。日本にも戦後、この方法が持ち込まれて来ています。, 私が初めての会社に入社した当時は、ファイリングなど教えてくれる先輩がいませんでした。（ちょっとバンカラな技術系の会社でしたし）なので、先輩の紙の綴じ方をそのまま真似して行っていました。そのあとにベンチャー企業に転職しさらに文書の整理のルールを学ぶことからら遠ざかってしまい、ふと、「仕事のマナーってこれでいいの？」と疑問を持ち、秘書研修に行って初めてバーチカルファイリングを知りました。, 紙文書の場合は、文書の分類を物理的な形状に対応させます。例えば、キャビネット→段→BOX→個別フォルダー の順に分類が詳細化していきます。, 文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。, サンプル無料配布中です。 ③ デジタルデータにできるものはデジタルに変換する 連絡先： ※整理istと整活は私の登録商標です。 岡山県久米郡久米南町神目中242 法人向けホームページ https://www.lohaskatas.com/
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